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PRÉAMBULE

La Société a pour principale mission d’étudier, de promouvoir, de protéger et de développer de toute manière les intérêts économiques, sociaux et professionnels de ses Membres. 

La Société s’acquitte de sa mission notamment par l’action collective, la formation professionnelle ou autres moyens, ce qui inclut la représentation des intérêts de ses Membres auprès de différents paliers décisionnels de pouvoirs publics et de l’industrie, ainsi que la négociation, la conclusion et l’administration d’accords-cadres et d’ententes collectives.  

La Société souscrit à la Déclaration universelle des droits de la personne, aux idéaux exprimés dans les chartes québécoise et canadienne des droits et libertés de la personne et appuie les principes de la convention de l’UNESCO sur la diversité des expressions culturelles. 

La Société est autonome et indépendante. 

Les pronoms personnels utilisés dans les présents statuts et règlements, qu’ils soient utilisés au masculin, au féminin ou au neutre, incluent tous les autres genres et ne sont utilisés que pour faciliter la lecture. 

Ce préambule fait partie intégrante des règlements de la Société. 

1. — DÉFINITIONS

Auteur ou compositeur Auteur et/ou compositeur de chansons ou Auteur et/ou compositeur d’œuvres de commande. 

Auteur ou compositeur de chansons Personne qui crée en tout ou en partie des paroles ou des musiques destinées à la chanson ou des œuvres instrumentales. 

Auteur ou compositeur d’œuvres de commande Personne qui crée en tout ou en partie des paroles ou des musiques qui lui ont été commandées par une tierce partie et qui sont destinées à être synchronisées avec une production audiovisuelle ou une représentation scénique, tels un spectacle ou une pièce de théâtre. 

Artiste entrepreneur Toute personne qui agit à la fois en tant qu’Auteur ou compositeur et en tant qu’Entrepreneur pour ses chansons et/ou œuvres de commande, qu’elle agisse de manière indépendante ou en relation d’affaire avec un tiers. 

Conseil d’administration Conseil d’administration de la Société. 

Conseil des sages Comprend les Membres fondateurs et les Membres exceptionnels, tel que détaillé à l’article 5.5. 

Conseil exécutif Défini à l’article 9. 

Entrepreneur Toute personne qui produit, promeut, diffuse et/ou commercialise ses chansons et/ou œuvres de commande, notamment, mais sans s’y limiter, en tant que : 

• Agent de spectacles,   
• Détaillant,  
• Diffuseur de spectacles,  
• Directeur artistique, 
• Éditeur,  
• Gérant,  
• Gestionnaire de billetterie, 
• Gestionnaire de lieu de diffusion,  
• Maison de disques,  
• Producteur d’enregistrements,  
• Producteur de spectacles,  
• Producteur de tournées, et/ou 
• Réalisateur sonore. 

Agent de spectacles Personne qui met en œuvre les moyens nécessaires à la vente de Spectacles auprès de diffuseurs ou de leurs intermédiaires. 

Détaillant Personne qui met en œuvre les moyens nécessaires à la vente d’Enregistrements sous forme physique et/ou numérique.  

Diffuseur de spectacles Personne qui met en œuvre les moyens nécessaires à la programmation et à l’exploitation commerciale de Spectacles sous forme physique et/ou numérique. 

Directeur artistique Personne qui met en œuvre les moyens nécessaires à la conception et à la concrétisation d’une vision artistique d’Enregistrements à des fins d’exploitation commerciale directe par une maison de disques, et/ou indirecte par incorporation à un autre contenu tel qu’un Enregistrement ou un Spectacle.  

Éditeur Personne qui met en œuvre les moyens nécessaires à la gestion et/ou au développement d’affaires et/ou de la carrière de l’Auteur ou compositeur et/ou de ses chansons et/ou œuvres de commande. 

Enregistrement(s) Fixation des chansons et/ou des œuvres de commande de l’Auteur ou compositeur sur un support quelconque, incluant mais sans limitation, sous forme d’enregistrement sonore et/ou de vidéoclip. 

Gérant Personne qui met en œuvre les moyens nécessaires à la gestion et/ou au développement d’affaires et/ou à la carrière de l’artiste-interprète vocaliste et/ou instrumentiste et/ou de ses prestations. 

Gestionnaire de billetterie Personne qui met en œuvre les moyens nécessaires à la vente de billets de Spectacles sous forme physique et/ou numérique. 

Gestionnaire de lieu de diffusion Personne qui met en œuvre les moyens nécessaires à l’exploitation d’une infrastructure physique ou numérique de diffusion de Spectacles. 

Maison de disques Personne qui met en œuvre les moyens nécessaires à l’exploitation commerciale d’Enregistrements sous forme physique et/ou numérique. 

Producteur d’enregistrements Personne qui met en œuvre les moyens économiques, humains et organisationnels nécessaires à l’exploitation commerciale de ses chansons et/ou œuvres de commande sous forme d’Enregistrements. 

Producteur de spectacles Personne qui met en œuvre les moyens économiques, humains et organisationnels nécessaires à l’exploitation commerciale de ses chansons et/ou œuvres de commande sous forme de Spectacles. 

Producteur de tournées Personne qui met en œuvre les moyens nécessaires à la mise à disposition de Spectacles auprès de diffuseurs ou de leurs intermédiaires. 

Réalisateur sonore Personne qui met en œuvre les moyens techniques et artistiques nécessaires à la réalisation d’Enregistrements en vue de leur exploitation commerciale. 

Spectacle(s) Représentation physique et/ou numérique des chansons et/ou des œuvres de commande de l’Auteur ou compositeur, par des interprètes, incluant, mais sans limitation, des vocalistes et instrumentistes.  

Loi sur le droit d’auteur La Loi apparaissant à (L.R.C. [1985], ch. C-42), telle que modifiée de temps à autre. 

Loi sur la citoyenneté La Loi apparaissant à (L.R.C. [1985], ch. C-29), telle que modifiée de temps à autre. 

Majorité simple Le plus grand nombre de voix exprimées en ne comptant ni les abstentions ni les votes annulés. 

Membre Membre de la Société. 

Membre ayant droit de vote aux assemblées générales Tout Membre sociétaire en règle (ayant dûment payé sa cotisation) et tout Membre du Conseil des sages qui répond aux exigences fixées aux articles 5.3 et 5.5. 

Membre fondateur Membre fondateur de la Société. 

Membre exceptionnel Membre ayant occupé la fonction d’administrateur au sein du Conseil d’administration pour une période d’au moins quinze (15) ans. 

Membre honoraire Défini à l’article 5.6. 

Membre sociétaire Membre sociétaire auteur ou compositeur ou Membre sociétaire artiste entrepreneur. 

Membre sociétaire auteur ou compositeur Défini à l’article 5.3. 

Membre sociétaire artiste entrepreneur Défini à l’article 5.3. 

Membre stagiaire Défini à l’article 5.4. 

Œuvre musicale Une œuvre musicale au sens de la Loi sur le droit d’auteur, c’est-à-dire toute œuvre ou toute composition musicale. 

Société La Société professionnelle des auteurs et des compositeurs du Québec. 

2. — DÉNOMINATION  

La Société a été fondée et constituée en association personnifiée, sans but lucratif, selon la partie III de la Loi sur les compagnies du Québec (L.R.Q., c. C-38) le 26 mai 1981 sous la dénomination sociale de Société professionnelle des auteurs et des compositeurs du Québec. 

L’abréviation SPACQ employée seule désigne aussi la présente association. 

3. — LE SIÈGE SOCIAL 

Le siège social de la Société est situé dans la ville de Montréal à tel endroit que le Conseil d’administration détermine de temps à autre. 

Le Conseil d’administration peut également établir un bureau d’affaires à tout autre endroit qu’il juge à propos. 

4. — LE SCEAU  

La Société peut posséder un sceau. Toutefois, l’apposition du sceau n’est pas requise à la validité des actes de l’association. 

5. — LES MEMBRES  

5.1 – CATÉGORIES ET SECTEURS D’ACTIVITÉS 

La Société comprend les cinq catégories de Membres suivantes :  

• les Membres fondateurs ; 
• les Membres exceptionnels ; 
• les Membres honoraires ; 
• les Membres sociétaires ; et 
• les Membres stagiaires. 

Les Membres se répartissent en trois secteurs d’activités, soit : 

• les Auteurs ou compositeurs d’œuvres de commande ; 
• les Auteurs ou compositeurs de chansons ; et 
• les Artistes entrepreneurs. 

Le Membre doit s’inscrire dans l’une ou l’autre de ces trois secteurs d’activités, soit celui correspondant à son activité principale. Cette inscription détermine le secteur d’activités dont il fait partie en vue d’une éventuelle candidature à un poste d’administrateur au Conseil d’administration.  

5.2 – ADMISSION 

Pour devenir Membre de la Société, l’Auteur ou compositeur ou l’Artiste entrepreneur doit : 

• être citoyen canadien au sens de la Loi sur la citoyenneté; 
• s’engager à respecter les statuts et règlements de la Société, les objets de la Société définis dans sa charte constitutive et le code d’éthique de la Société ; 
• remplir les autres conditions d’admissibilité prévues aux présents statuts et règlements qui peuvent être amendées par résolution du Conseil d’administration et approuvée par l’assemblée générale des Membres. 

5.3 – MEMBRE SOCIÉTAIRE  

Membre sociétaire auteur ou compositeur ‒ Tout Auteur ou compositeur est admissible comme Membre sociétaire auteur ou compositeur si, au moment de son adhésion, il satisfait à au moins l’une des quatre (4) exigences suivantes : 

• il est l’auteur des paroles ou le compositeur de la musique d’au moins cinq (5) œuvres musicales identifiables par un relevé de la SOCAN; 
•  il est l’auteur des paroles ou le compositeur de la musique d’au moins cinq (5) œuvres musicales publiées par une personne faisant affaire comme éditeur de musique ; 
• il est l’auteur des paroles ou le compositeur de la musique d’au moins cinq (5) œuvres musicales enregistrées et exploitées commercialement ; ou 
• il est l’auteur des paroles ou le compositeur de la musique d’au moins cinq (5) œuvres musicales qui ont fait l’objet d’une exécution publique. 

Membre sociétaire artiste entrepreneur ‒ Tout Artiste entrepreneur est admissible comme Membre sociétaire artiste entrepreneur s’il (i) répond aux conditions fixées afin de devenir Membre sociétaire auteur ou compositeur et (ii) exerce, au moment de son adhésion comme Membre, au moins un (1) rôle en tant qu’Entrepreneur. 

5.4 – MEMBRE STAGIAIRE  

Tout Auteur ou compositeur qui ne répond pas aux conditions fixées afin de devenir Membre sociétaire est admissible comme Membre stagiaire.  

Le statut de Membre stagiaire est réservé exclusivement à ceux qui ne satisfont pas aux conditions d’admissibilité de Membre sociétaire.  

Le Membre stagiaire a droit d’assister aux assemblées générales, mais n’a pas droit de vote. 

5.5 – CONSEIL DES SAGES 

Les Membres suivants sont admissibles comme Membre du Conseil des sages : 

• Les Membres fondateurs de la Société ; 
• Les Membres qui ont servi la société de façon exceptionnelle, en ayant occupé la fonction d’administrateur au sein du Conseil d’administration pour une période d’au moins quinze (15) ans. 

Les Membres du Conseil des sages sont invités à participer au Conseil d’administration, mais ne peuvent bénéficier des jetons payables aux administrateurs. 

Les Membres fondateurs ne paient plus de cotisation et ont droit de vote s’ils sont présents au Conseil d’administration. Les Membres exceptionnels ne paient plus leur cotisation, mais n’ont pas droit de vote. Ils ne siègent qu’à titre consultatif. 

Même s’ils font partie du Conseil des sages, ces Membres ont aussi la possibilité de participer aux élections et ainsi bénéficier de tous les avantages des administrateurs élus. 

5.6 – MEMBRES HONORAIRES 

Le Conseil d’administration peut désigner des Membres honoraires pour leur apport exceptionnel au soutien de la cause des auteurs, des compositeurs et des artistes entrepreneurs de musique. 

Tout Membre ainsi nommé ne paie pas de cotisation et n’a pas droit de vote, à moins qu’il adhère à la Société à titre de Membre sociétaire. 

5.7 – DEMANDE D’ADMISSION 

La personne qui désire adhérer à la Société doit présenter une demande d’admission, accompagnée du paiement de la cotisation déterminée par le Conseil d’administration et approuvée par l’assemblée générale. Elle est admise par la direction générale de la Société qui en fait rapport régulièrement au Conseil d’administration. 

5.8 – ATTESTATION 

L’adhésion est considérée « en règle » lorsqu’elle est à jour dans le paiement de la cotisation ou des autres sommes déterminées par le Conseil d’administration et approuvées par l’assemblée générale. 

5.9 – SUSPENSION ET EXPULSION 

Le Conseil d’administration peut suspendre ou expulser définitivement tout Membre qui enfreint quelque disposition des statuts et règlements de la Société, ou dont la conduite ou les activités sont incompatibles avec la mission de la Société ou son éthique professionnelle. 

Avant de procéder à la suspension ou à l’expulsion d’un Membre, le Conseil d’administration doit le convoquer, par avis, envoyé à la dernière adresse connue. Cet avis doit indiquer les motifs de la suspension ou de l’expulsion, ainsi que le droit de l’intéressé à être entendu avant qu’une telle mesure ne devienne définitive. 

5.10 – RENOUVELLEMENT 

L’adhésion d’un Membre à la Société est payable soit mensuellement et renouvelée automatiquement chaque mois, soit annuellement, auquel cas le renouvellement automatique de l’adhésion demeure au choix du Membre. Tout Membre dont l’adhésion est renouvelée automatiquement et qui ne souhaite pas la renouveler doit en aviser la Société par écrit au moins trente (30) jours à l’avance. 

5.11 – MODIFICATION  

Tout Membre peut demander un changement de secteur d’activités en communiquant par écrit avec la Société.  

5.12 – RÉSILIATION 

Tout Membre en défaut de paiement de sa cotisation cesse d’être Membre, et ce jusqu’au paiement du renouvellement. 

6. — L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE 
6.1 – COMPOSITION 

L’assemblée générale est composée de tous les Membres en règle de la Société, tous secteurs d’activités confondus. 

6.2 – POUVOIRS 

L’assemblée générale est l’instance souveraine de la Société. Dans le cadre de sa mission, elle a notamment les pouvoirs suivants : 

• définir la politique générale et les orientations de la Société ; 
• élire les Membres du Conseil d’administration ; 
• étudier, puis approuver ou rejeter toutes les questions d’ordre général intéressant la Société, y compris les états financiers ; 
• accepter ou rejeter tout projet d’entente collective ou accord-cadre intervenus entre la Société et un producteur, un diffuseur, une association de producteurs ou autres, lorsqu’applicable et que ceci s’inscrit dans le cadre de sa mission, sous réserve de l’article 6.11 ; 
• faire, proposer, approuver, modifier ou rejeter tous règlements et lettres patentes de la Société ; 
• approuver les changements aux conditions d’admissibilité des Membres ; 
• fixer le montant et la fréquence de paiement des cotisations ; 
• nommer les vérificateurs comptables de la Société ; 
• prendre toutes autres décisions nécessaires au bon fonctionnement de la Société. 

6.3 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE 

Il se tient au moins une assemblée générale ordinaire par année civile, et ce, dans un délai de quatre (4) mois suivant la fin de l’année financière. L’assemblée générale ordinaire se tient à la date et à l’endroit déterminés par le Conseil d’administration. 

6.4 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE 

Peuvent requérir la tenue d’une assemblée générale spéciale l’un des groupes suivants : 

• la présidence et le secrétariat du Conseil d’administration ; 
• au moins trois Membres du Conseil d’administration ; 
• au moins 10 % des  Membres ayant droit de vote aux assemblées générales. 

Les requérants doivent demander la tenue d’une assemblée générale spéciale en déposant une requête écrite et signée qui spécifie le but et l’objet d’une telle assemblée et qui est envoyée par courrier électronique (avec accusé de réception) à la Société. 

L’assemblée générale spéciale n’a qu’un seul objet. 

La personne au secrétariat est tenue de convoquer l’assemblée générale spéciale dans les dix (10) jours civils suivant la réception de la requête et d’indiquer le nom des requérants. À défaut, l’assemblée peut être convoquée par les requérants dans les dix (10) jours civils suivant l’expiration du délai accordé à la personne au secrétariat. 

L’assemblée générale spéciale se tient au siège social de la Société ou à tout autre endroit fixé par le Conseil d’administration. Ce lieu doit être mentionné dans l’avis de convocation. 

Sauf disposition expresse, les dispositions du présent règlement relatives à l’assemblée générale ordinaire s’appliquent également à l’assemblée générale spéciale. 

6.5 – CONVOCATION  

Une assemblée générale ordinaire ou une assemblée générale spéciale est convoquée par le secrétariat au moyen d’un avis écrit envoyé électroniquement à chaque Membre en règle, à la plus récente adresse figurant aux registres de la Société. Cet avis doit indiquer la date, l’heure, l’endroit et l’ordre du jour de l’assemblée. 

6.6 – DÉFAUT D’AVIS 

L’omission involontaire et de bonne foi de faire parvenir l’avis de convocation à un ou à quelques Membres en règle de la Société n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées lors d’une assemblée, pourvu que ladite omission n’affecte pas plus de 10 % des Membres en règle de la Société. 

6.7 – DÉLAI DE CONVOCATION 

Le délai entre l’envoi de l’avis de convocation et la tenue de l’assemblée générale est d’au moins dix (10) jours civils. 

6.8 – RENONCIATION À L’AVIS 

Un Membre en règle peut toujours renoncer à l’avis de convocation de toute assemblée générale, même d’une assemblée générale spéciale. 

Également, la présence d’un Membre à une assemblée générale couvre le défaut d’avis quant à ce Membre. 

6.9 – QUORUM 

Le quorum de l’assemblée générale annuelle ou de l’assemblée générale spéciale est constitué des Membres présents. 

Toute assemblée des Membres peut être ajournée par le vote de la Majorité simple des Membres présents et aucun avis de cet ajournement ne sera nécessaire. Toute affaire pendante pourra être traitée à l’assemblée générale suivante. 

6.10 – PROCÉDURE D’ASSEMBLÉE 

Sous réserve du présent Règlement et de la loi, le Conseil d’administration peut adopter toute règle de procédure concernant les assemblées générales. 

En l’absence de règles de procédure sur un point donné, le Code de procédure Morin s’applique aux assemblées générales (MORIN, Victor, Procédure des assemblées délibérantes, Beauchemin, Montréal, 1994). 

6.11 – VOTE  

Seuls les Membres ayant droit de vote aux assemblées générales peuvent voter à l’assemblée générale, chaque Membre ayant droit à un seul vote. Les votes par procuration sont permis. Pour s’en prévaloir, le Membre doit en aviser la direction générale au plus tard vingt-quatre (24) heures avant la tenue de l’assemblée et agir selon les procédures établies. 

Le vote en assemblée générale se tient par voie électronique. 

Tous règlements ou résolutions ne prendront effet que s’ils ont été adoptés à la Majorité simple des voix exprimées par les Membres ayant droit de vote aux assemblées générales et présents. 

Seuls les Membres ayant droit de vote aux assemblées générales et qui sont visés par le projet d’entente collective d’un secteur peuvent participer au scrutin secret s’ils ont créé, dans les cinq (5) années précédentes, une Œuvre musicale commandée par un producteur dans le secteur en question. 

6.12 – PRÉSIDENCE 

L’assemblée générale est présidée par la personne à la présidence du Conseil d’administration ou par toute autre personne désignée. En son absence (ou, à défaut par le Conseil d’administration d’avoir désigné une personne à la présidence), les Membres sociétaires présents et ayant droit de vote aux assemblées générales procèdent à l’élection d’une présidence de l’assemblée. 

7. — CONSEIL D’ADMINISTRATION  

7.1 – COMPOSITION 

Les affaires de la Société sont administrées par un Conseil d’administration composé de neuf (9) Membres. 

Les neuf (9) sièges du Conseil d’administration se répartissent comme suit : 

• deux (2) sièges sont attribués à des Membres sociétaires dans le secteur d’activités « Auteurs ou compositeurs de chansons » ; 
• deux (2) sièges sont attribués à des Membres sociétaires dans le secteur d’activités « Auteurs ou compositeurs d’œuvres de commande »; 
• deux (2) sièges sont attribués à des Membres sociétaires artistes entrepreneurs;  
• deux (2) sièges sont attribués à des Membres décrits aux paragraphes (a), (b), et/ou (c); et 
• un (1) siège est attribué à un Membre sociétaire ou à un Membre honoraire représentant les auteurs, compositeurs ou artistes entrepreneurs des communautés de la francophonie canadienne. 

En ajout aux Membres sociétaires composant le Conseil d’administration, les Membres du Conseil des sages y siègent à leur gré, mais seuls les Membres fondateurs ont droit de vote. 

Dans le cas où le nombre de candidats ne permet pas de composer le Conseil d’administration de cette manière, une répartition différente peut être acceptée et n’entache pas la légalité des actes accomplis par ce dernier. 

Seuls les Membres sociétaires en règle et les Membres du Conseil des sages qui répondent aux conditions d’admissibilité des articles 5.3 et 5.5 sont admissibles au Conseil d’administration. 

Le candidat au titre de représentant des auteurs, compositeurs et artistes entrepreneurs des communautés de la francophonie canadienne peut provenir de l’un ou l’autre des secteurs d’activités. Par ailleurs, seul est admissible le Membre sociétaire en règle ou le Membre honoraire qui répond aux conditions d’admissibilité de l’article 5.3 dont la candidature est appuyée par l’ANIM. Cet appui sera écrit et présenté au scrutateur au moins trente (30) jours avant la tenue de l’assemblée où doit avoir lieu l’élection. 

7.2 – DURÉE DES MANDATS ET ÉCHELONNEMENT DES POSTES 

Afin d’assurer la stabilité de la planification de la succession des administrateurs au sein du Conseil d’administration, les mandats des administrateurs sont échelonnés de manière à ce que quatre (4) postes soient à pourvoir chaque première année et cinq (5) postes soient à pourvoir chaque deuxième année.  

Le mandat d’un administrateur au Conseil d’administration est de deux (2) ans. Nonobstant ce qui précède, la durée des mandats de certains administrateurs pourrait être réduite pendant une période de transition suivant l’adoption des statuts et règlements modifiés. 

Chaque Membre du Conseil d’administration est élu au cours d’une assemblée générale et entre en fonction à la clôture de l’assemblée générale au cours de laquelle il a été élu pour la période de son mandat, ou jusqu’à ce que son successeur ait été élu. Le Membre sortant est admissible à nouveau, et il n’y a pas de restriction au nombre de mandats consécutifs des administrateurs de la Société.  

7.3 – PROCÉDURE D’ÉLECTION 

Le Conseil d’administration nomme un scrutateur et détermine ses fonctions. Il peut aussi retenir les services d’une firme externe pour agir à ce titre. 

Il n’y a pas de vote sur place lors de l’assemblée, seuls les votes électroniques reçus avant l’heure du début de l’assemblée seront comptabilisés. 

Le scrutateur envoie un formulaire de demande de mise en candidature électroniquement à tous les Membres ayant droit de vote aux assemblées générales au moins trente-cinq (35) jours civils avant la tenue de l’assemblée au cours de laquelle doit avoir lieu l’élection. 

Le formulaire de demande de mise en candidature doit être signé par le candidat et retourné avant la date de clôture indiquée sur celui-ci, qui sera d’au moins vingt (20) jours civils avant la tenue l’assemblée au cours de laquelle doit avoir lieu l’élection. 

Le scrutateur dresse une liste finale des candidats admissibles et, conformément à cette liste, il prépare un bulletin de vote identifiant les candidats selon leur secteur d’activités. Le bulletin de vote de même que les instructions pour le retour dudit bulletin de vote sont envoyés électroniquement à tous les Membres ayant droit de vote aux assemblées générales au moins quinze (15) jours civils avant la tenue de l’assemblée au cours de laquelle doit avoir lieu l’élection. 

Dans l’un ou l’autre des secteurs d’activités, si le nombre de candidats ne dépasse pas le nombre d’administrateurs à élire, le scrutateur n’envoie pas de bulletin de vote pour cette ou ces secteurs. Les candidats seront élus par acclamation lors de l’assemblée au cours de laquelle doit avoir lieu l’élection. 

Les  Membres ayant droit de vote aux assemblées générales votent pour le nombre de candidats requis pour remplacer les Membres du Conseil d’administration ayant terminé leur mandat ou pour toute vacance, tout en respectant la composition décrite à l’article 7.1. 

Le scrutateur compile les bulletins de vote électroniques et procède au dépouillement du scrutin. Sont élus les candidats ayant obtenu le plus de votes dans leur secteur d’activités respectif. 

Lors de l’assemblée, le scrutateur dévoile les noms des administrateurs élus. 

7.4 – ABSENCES 

Tout administrateur qui aura été absent à plus de 50 % des réunions du Conseil d’administration au cours de toute période de douze (12) mois sera présumé avoir démissionné de sa charge, sauf si le Conseil d’administration en décide autrement. 

7.5 – VACANCES 

Toute vacance au Conseil d’administration peut être comblée par une résolution des Membres toujours en fonction, et ce, pour la balance du terme pour lequel l’administrateur avait été élu. Ce nouvel administrateur ne peut, pour le reste de ce terme, être élu officier. 

Dans le cas d’une vacance d’un officier, le Conseil d’administration le remplace par un Membre déjà élu pour le reste du mandat. 

7.6 – FIN DU MANDAT 

Si un Membre du Conseil d’administration désire démissionner de ses fonctions, il doit le signifier par écrit la présidence du Conseil d’administration. Son poste deviendra vacant dès que le Conseil d’administration en aura pris acte. 

7.7 – COMPENSATIONS  

Seuls les Membres élus du Conseil d’administration ou les Membres fondateurs peuvent être rémunérés pour agir à ce titre. Cette rémunération est fixée selon les politiques et procédures établies par le Conseil d’administration. 

Les dépenses raisonnablement encourues par les administrateurs dans l’exercice de leurs fonctions leur sont remboursées conformément aux politiques et procédures établies par le Conseil d’administration. 

7.8 – DATES ET LIEUX DES RÉUNIONS 

Les réunions du Conseil d’administration se tiennent aux dates et endroits désignés par la présidence ou par tout autre dirigeant ou Membre du Conseil d’administration à qui la présidence en a confié le mandat. 

7.9 – AVIS DE CONVOCATION 

Toute réunion du Conseil d’administration doit être convoquée par écrit. Le délai de convocation est d’au moins dix (10) jours civils ; en cas d’urgence cependant, ce délai peut être ramené à quarante-huit (48) heures. 

7.10 – QUORUM 

Le quorum d’une réunion du Conseil d’administration est formé par la majorité des Membres élus en exercice. De plus, au moins un Membre du comité exécutif doit être présent pour que le quorum soit atteint. Le Membre présent par voie téléphonique ou électronique contribue au quorum. 

En cas de vacance au sein du Conseil d’administration, le point de quorum est modulé en conséquence. 

7.11 – VOTE  

Toutes les questions soumises sont décidées à la Majorité simple des voix exprimées à main levée. À la demande d’un Membre, le vote sera effectué par scrutin secret. Tout vote effectué par voie électronique est admissible et valide. 

7.12 – POUVOIRS 

Le Conseil d’administration a plein pouvoir et autorité pour faire toutes choses concernant le contrôle et la gestion des affaires de la Société. Il peut, lorsqu’il le juge nécessaire, former des comités composés de ses propres Membres ou de Membres en règle qui se rapportent à lui pour des mandats spécifiques qui leur sont confiés, tel l’éthique, la gouvernance et les communications. D’office, la personne à la présidence est Membre de ces comités. 

8. — OFFICIERS  

8.1 – PRÉSIDENCE 

Le Membre élu à la présidence de la Société exerce les pouvoirs et fonctions suivantes : 

• il dirige le Conseil d’administration; 
• il est le principal porte-parole de la Société; 
• il voit à l’exécution des décisions du Conseil exécutif, du Conseil d’administration et de l’assemblée générale; 
• il préside les assemblées générales des Membres et les réunions du Conseil d’administration; 
• il est Membre d’office de tout comité mis en place par le Conseil d’administration. 

8.2 – VICE-PRÉSIDENCE 

En cas d’absence ou d’incapacité d’agir de la présidence, la personne élue à la Vice-présidence le remplace et exerce tous ses pouvoirs et toutes ses fonctions. 

8.3 – SECRÉTARIAT 

Le Membre élu au Secrétariat du Conseil d’administration assiste aux assemblées générales des Membres et aux réunions du Conseil d’administration et en approuve et signe les procès-verbaux. Il remplit toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents statuts et règlements ou par le Conseil d’administration. 

En son absence lors d’une assemblée générale ou d’une réunion du Conseil d’administration, le Conseil d’administration procède à l’élection d’une personne ad hoc au secrétariat aux fins de remplir ses fonctions. 

8.4 – TRÉSORERIE 

Le Membre élu à la Trésorerie du Conseil d’administration voit à la présentation des états financiers et des prévisions budgétaires lors de l’assemblée générale, et avec l’assistance de la direction générale, présente un rapport financier des plus précis aux réunions du Conseil d’administration. Lors de la réunion du Conseil d’administration précédant l’assemblée générale annuelle des Membres, il doit fournir un état financier détaillé sur les finances de la Société préparé conformément à la Loi. 

8.5 – ÉLECTION DES OFFICIERS 

Dès sa première réunion suivant l’assemblée générale où l’élection s’est tenue, le Conseil d’administration doit élire les officiers de la Société. Ceux-ci sont choisis parmi les Membres du Conseil d’administration et élus selon la procédure qui suit. 

Le Conseil d’administration nomme un scrutateur qui procède à la mise en candidature et à l’élection en regard de chacun des quatre (4) postes à combler. 

Chaque Membre élu au Conseil d’administration fait connaître son intention de briguer un des postes d’officiers. Tout Membre élu peut aussi proposer un autre Membre du Conseil d’administration pour un poste d’officier. Dans ce cas, le Membre proposé doit accepter d’être mis en candidature. 

Le scrutateur dresse une liste des candidats. Conformément à cette liste, il prépare un bulletin de vote identifiant les candidats et les postes qu’ils désirent pourvoir. 

Dans le cas où un seul candidat se présente à un poste d’officier, le candidat est élu par acclamation lors de la réunion du Conseil d’administration au cours de laquelle doit avoir lieu l’élection. 

S’il y a plus d’un candidat, chaque administrateur exprime son vote à main levée, à moins qu’un Membre ne demande la tenue d’un scrutin secret. 

En pareil cas, le scrutateur recueille les bulletins de vote et procède au dépouillement du scrutin. 

Dans tous les cas, le candidat ayant obtenu la Majorité simple est élu, et ce, dans tous les cas et pour chaque poste d’officier considéré individuellement. 

8.6 – VACANCES 

Toute vacance d’un officier est comblée par une nomination en vertu de l’article 7.5. 

9. — CONSEIL EXÉCUTIF 

9.1 – COMPOSITION 

Le Conseil exécutif est composé des quatre (4) officiers, soit les personnes à la Présidence, la Vice-Présidence, le Secrétariat et la Trésorerie. Le Conseil exécutif peut inviter tout autre administrateur du Conseil d’administration, et ce, de manière ponctuelle. 

Le Conseil exécutif se réunit au moins à quatre (4) occasions durant l’année en cours et peut être convoqué en tout temps et à tout endroit par l’un ou l’autre de ses Membres. 

9.2 – POUVOIRS 

Le Conseil exécutif s’assure, entre chacune des réunions du Conseil d’administration et avec le soutien et le concours de la direction générale, que les décisions du Conseil d’administration soient mises en œuvre et que les décisions appropriées soient prises pour la conduite des affaires de la Société. La présidence en fait rapport au Conseil d’administration. 

Tous les actes du Conseil exécutif devront être ratifiés par une résolution du Conseil d’administration. 

9.3 – QUORUM ET VOTE 

La présence d’au moins trois (3) officiers est requise pour qu’une réunion du Conseil exécutif se tienne valablement. 

Les décisions du Conseil exécutif sont prises à la Majorité simple des officiers. 

9.4 – VACANCES 

Dans le cas où un Membre du Conseil exécutif cesse d’être officier ou administrateur, il est automatiquement exclu du Conseil exécutif. Le nouvel officier nommé par le Conseil d’administration restera en fonction pour la durée non écoulée du mandat du Membre ainsi remplacé. 

10. — ADMINISTRATION 

10.1 – DIRECTION GÉNÉRALE 

Le Conseil d’administration nomme la personne responsable de la direction générale. Cette personne a la responsabilité de l’administration courante de la Société et voit à l’exécution des décisions prises par le Conseil d’administration. Elle a également la responsabilité du personnel à l’emploi de la Société. 

Elle rend compte au Conseil d’administration des mandats qui lui sont confiés dans l’exercice de ses fonctions. 

La personne agissant à la direction générale peut être invitée par le Conseil d’administration à participer à toutes les réunions du Conseil d’administration et du Conseil exécutif, aux assemblées générales ainsi qu’aux comités que le Conseil d’administration peut créer, mais elle n’a pas droit de vote. 

10.2 – EX-PRÉSIDENCE 

L’ex-présidence du Conseil d’administration doit se tenir à la disposition de la personne précédemment à son poste afin de voir à une transition adéquate des dossiers en cours. Il s’acquitte ainsi de toutes fonctions spécifiques que pourraient lui demander la nouvelle présidence ou qui sont requises pour la transition. 

L’ex-présidence peut être invitée par le Conseil d’administration à participer à une ou l’autre des réunions du Conseil d’administration et du comité exécutif si une situation particulière le requiert.  

11. — DISPOSITIONS GÉNÉRALES 

11.1 – ANNÉE FINANCIÈRE 

L’exercice financier de la Société se termine le 31 décembre de chaque année ou à toute autre date déterminée par le Conseil d’administration. 

11.2 – LIVRES ET COMPTABILITÉ 

Le Conseil d’administration fait tenir, par la Trésorerie de la Société ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou dans lesquels sont inscrits tous les fonds reçus et les déboursés effectués par la Société, tous les biens détenus par la Société et toutes ses dettes et obligations, de même que toute autre transaction financière de la Société. Ces livres sont disponibles pour examen par chacun des Membres du Conseil d’administration. Les Membres sociétaires ont également droit d’obtenir une copie des états financiers du dernier exercice, certifiée conforme par la Trésorerie. 

11.3 – ADMINISTRATION FINANCIÈRE 

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la Société sont signés par la personne à la présidence, ou par tout autre administrateur désigné à cette fin par le Conseil d’administration, et la direction générale. 

11.4 – FRAIS JUDICIAIRES 

Les administrateurs sont indemnisés et remboursés par la Société pour les frais et les dépenses qu’ils peuvent être appelés à engager au cours ou à l’occasion d’une poursuite judiciaire intentée contre eux par un tiers en raison d’actes posés dans l’exercice de leurs fonctions. 

11.5 – SAISIE-ARRÊT 

Les personnes à la Présidence, la Vice-présidence, le Secrétariat ou la Trésorerie sont autorisés à répondre à tous les brefs de saisie avant ou après jugement ou à toutes ordonnances judiciaires qui peuvent être signifiés à la Société, à signer tout affidavit nécessaire aux procédures judiciaires, à produire une défense aux procédures engagées contre la Société, à poursuivre ou à faire requête en pétition de faillite contre tout débiteur de la Société, à assister et à voter aux assemblées de créanciers et à accorder des procurations y relatives.